Önemli riskler ve belirsizlikler içeren özgün görevler olan projelerin, öngörülen sonuçlara zamanında ve belirlenen maliyetler içerisinde laşabilmeleri, kısaca başarılı olabilmeleri için etkin bir biçimde yönetilmeleri gerekmektedir. Ancak, çoğu proje, yönetim fonksiyonlarının öneminin küçümsenmesi ve gereğince yerine getirilmemesi konusunda adeta bir örnek olay oluşturmaktadır. Bu durum, kendisini acımasızca kanıtlamakta, her yıl çok sayıda proje girişimi başarısız kalarak proje sahibi
şirketin büyük zararlar görmesine, hatta batmasına ve piyasadan ekilmesine neden olmaktadır.
Proje yönetiminde başarısızlık söz konusu olduğunda;
Proje, planlanan maliyetleri ve öngörülen zamanı önemli ölçüde aşar ve teknik beklentileri karşılayamaz.
Ticari bir anlaşmayla üstlenilen projeden beklenen kârlılık, maliyetlerin artması veya gecikmeler nedeniyle önemli ölçüde azalır ve giderek zarara dönüşebilir.
Gecikmeler bir taraftan yatırımlardan beklenen faydayı azaltırken diğer taraftan da proje firmasının ya da yöneticisinin saygınlığını tehlikeye düşürebilir.
Proje, doğaya, çevreye, insan sağlığına ve güvenliğine tehdit oluşturacak sonuçlar yaratabilir.
Gecikmeler ve maliyet artışları, işletmenin amaçlarını, planlarını ve rekabet politikalarını olumsuz yönde etkileyebilir.
Pazardaki yeni iş olanaklarının değerlendirilememesine; pazarın, müşterilerin, kurumsal imajın ve rekabetçi avantajların yitirilmesine yol açabilir. Projelerin başarısızlıklarının en yaygın görülen nedenleri şu şekilde sıralanmaktadır.
Proje yönetimi becerilerinin ve deneyiminin yetersizliği
Proje planlama ve maliyet kontrol sistemlerinin etkili kullanılamaması
Parasal kaynakların yetersizliği
Teknik, mali ve yönetsel nitelikteki olağan dışı güçlükler
Aşırı rekabet ve güçlü rakipler
Pazarlama ve tanıtım (PR) yetersizliği
Projenin gerektirdiği özgün teknik konularda yeterli beceri ve deneyimin olmaması
Proje ekibinin oluşturulmasında ve yönetiminde hatalar
Malzeme yönetimi, tedarikçi ve stok sorunları
Hırsızlık, yolsuzluk, sabotaj ve benzeri olaylar
Bu liste, başarısızlık nedenlerinin çok önemli bir kısmının yönetimle ve finans, pazarlama, insan kaynakları gibi işletmecilik fonksiyonlarıyla ilgili olduğunu göstermektedir. Büyük projelerde planlama aşamasından çok yürütme aşamasındaki sorunlardan kaynaklanan başarısızlıklar daha
sık görülür ve bunlar çoğu zaman istenmeyen sonuçları düzeltici önlemleri alabilmek için çok geç oluncaya kadar fark edilmezler. Bu nedenle, büyük projelerin sorumluluğunu alan her işletmede bu projeleri etkin bir biçimde yönetebilecek düzeyde iş yönetimi bilgi ve becerilerine sahip
yöneticilerin bulunması büyük önem taşır.
Şirketlerde her zaman için projelerin tamamının başarıyla sonuçlanmayacağı gerçeğini kabullenmeye hazır olmak gerekir. Başarısızlıklarda çok ve çeşitli faktörlerin olumsuz etkisi söz konusu olabilmektedir. Ancak, proje yönetimi sürecinde gösterilecek dikkat ve çaba başarısızlık riskini önemli ölçüde azaltabilir. Proje yöneticilerine bu konuda yardımcı olabilecek bazı ilke ve uygulamalar ise şu şekilde belirtilebilir:
Öncelikle, nihai amaçlar belirlenmeli ve açıklıkla tanımlanmalıdır. Aksi durumda, kısa
dönemli sorunlar veya görevler önem ve öncelik kazanacaktır.
Bu amaçların proje ekibi üyeleri tarafından tam ve doğru olarak anlaşılması ve odaklanmalarının sağlanması gerekir. Böylece temel nitelikli olmayan görevlerle uğraşılmayacak, yalnızca anlamlı konularda çaba harcanacaktır.
Fonksiyonel yöneticiler planlama, kontrol ve koordinasyon çalışmalarını ihmal edecek derecede günlük eylemlerle ve rutin sorunlarla uğraştırılmamalıdır.
Planlar gerçekçi fakat esnek olmalıdır. Gelişmelere uyum sağlamak için kişisel ilişkiler cesaretlendirilmeli, değişiklikler kısa sürede gerçekleştirilmelidir.
Proje organizasyonunda üst yöneticilerin desteği ve katkısı sağlanmalıdır. Bu, bir projenin başarısında, belki de en önemli faktördür.
Planlamada aşırı iyimser tahminlerden kaçınılmalı, veriler güncel ve geçerli kaynaklardan sağlanmalıdır. Kararlar varsayımlara dayalı olarak alınmamalıdır.
Proje ekipleri, gerekli yetkinlikleri olan, projeyi sahiplenecek, kendini adayacak tutkulu insanlardan oluşturulmalı, bu ekibe eğitim, koçluk, mentorlük ve güçlendirme anlamında
yatırım yapılmalı ve etkili ekip yönetimi ilkelerine uygun yönetilmelidir.
Raporlama, geribildirim, bilgi paylaşımı anlamında etkili iletişimin gerekleri yerine getirilmelidir.
Gerçekçi düşünenler ödüllendirilmelidir. Kötü haber getirenler cezalandırılmamalı, tam tersine olumsuz gelişmeleri ilk olarak gördükleri için takdir edilmelidirler. Bütün bu ilke ve uygulamaların bilinmesine ve gerekenlerin yerine getirilmesine karşın yine de projelerin başarısızlıkla sonuçlanması olasılığı vardır. Bu durumda yapılabilecek en doğru davranış
başarısızlık nedenlerini çok iyi analiz edip gelecekteki projeler için işe yarayabilecek dersler çıkarmaktır.
