Organizasyonlar, artan rekabet, değişken pazar koşulları, kıt kaynaklar gibi koşullar altında stratejik hedeflerini portföy, program, proje ve operasyonlarla gerçekleştirmeye çalışırlar.
Stratejik hedeflerin başarıyla gerçekleştirmek için gerekli portföy, program, proje ve operasyonların merkezi bir yapı tarafından disiplinli bir şekilde yönetilmesi gerekir. Ogranizasyonun stratejik hedeflerini, iş faydalarını ve/veya değişimi gerçekleştirebilmesi için gerekli bileşenlerin (proje, program vb.) merkezi olarak yönetildiği, bileşenlerin seçilmesi, yürütülmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin kılavuzluk eden yapıya Portföy Yönetimi Ofisi (PfYO) adı verilir. Organizasyonların “işi doğru yapmak” kadar “doğru işi yapabilmesi” için gerekli bir yapıdır. Yapılan yatırımların istenilen geri dönüşü sağlaması ve stratejik hedeflerin gerçekleştirilmesi için uygun çözümün bulunduğu yerdir. PfYO, organizasyonun kültürüne, proje yönetimi olgunluk seviyesine ve gereksinimlere göre yapılandırılır. Organizasyonun yeterliliklerini kapasiteye dönüştürmeye odaklanır.
PfYO organizasyona ne tip faydalar sağlar;
Doğru projelerin seçilmesi ve yanlış olanların durdurulması ile maliyetleri düşürüp, fayda gerçekleşmelerini sağlayarak yatırımın geri dönüş süresini kısaltır.
Fırsatların yakalayıp, düzenli portföy güncellemeleri ile fayda gerçekleşmelerini garantiye alarak organizasyonel esnekliği artırır.
Portföy seviyesinde risk analizi yaparak, bileşen (proje, program vb.) risklerini birleştirerek, stratejik hedefleri gerçekleştirme ile ilgili risklerin olumsuz etkilerini azaltır.
Kaynak planlama, önceliklendirme, çatışma çözümleme ve kaynak dağılımlarını optimize ederek, kapasite ve yeterlilik yönetimini iyileştirir.
Etkin ve disiplinli portföy yönetimi uygulamaları ile maliyetleri düşürür.
Şeffaflık ve kontrolü birlikte ele alarak, yönetimin katılımını artırır, doğru ve hızlı karar verme imkanı yaratarak yönetişimi geliştirir.
Daha güçlü planlama, operasyonel etkilerin yönetiminde iyileşme, verimli kontrol ve zamanında raporlama ile portföy sonuçlarının teslimlerinin güvenceye alınmasını sağlar.
Pahalı kaynaklara bağımlılığı azaltıp, personel katılımını artırarak organizasyonun yeterliliklerini güçlendirir.
Portföy, program ve proje yönetimi araç ve tekniklerini entegre eder, bilgi paylaşımını iyileştirir.
Faydaların tanımlanmasını, sahiplenilmesini, teslimini ve izlenmesini sağlar.
Etkin işbirliği, karar verme ve problem çözümü bağlamında paydaş katılımı sağlar.
İş hedefleri doğrultusunda, disiplinli bir şekilde uyumu gözeterek, portföy, program ve proje olgunluk seviyelerinin yükselmesinin yükseltilebilmesine olanak sağlar. Sonuç olarak, mevcut kapasite ve yeterlilikler ile stratejik hedeflerin gerçekleştirilme olasılığını artırmak ve istenilen faydaların elde edilmesini güvenceye almak için organizasyonel anlamda merkezi bir yapının kurulması, öneminin anlaşılması gerekir. Yönetimlerin bu yönde bir değişim ve değişikliği, uzun dönemli bakış açısıyla ele alması ve sahiplenmesi organizasyonun başarısı için önemlidir.
Savaş Sakar