VUCA dünyası denilen değişken, belirsiz, karmaşık ve muğlak bir dönemdeyiz. İş dünyasının hayatta kalmak için çözümü; her şeyin anlık olarak geliştiği, hiçbir şeyin son bitmiş halinde olmadığı BETA Fazı ve değişikliğe hızlı adaptasyon yeteneği olan Çevik Yaklaşım.
Beta fazı beraberinde kavramsal değişiklikleri de getiriyor. Kaliteli ve mükemmel ürün piyasaya çıkartma yaklaşımı yerini hızlı piyasaya sürülen ve müşteri deneyimi ile değiştirilip, geliştirilen ürünlere bırakıyor. Yazılım sektöründen çıkıp tüm organizasyona yayılan “Çevik Çalışma Yaklaşımı” ise şirketleri başarılı bir geleceğe taşımada, stratejik bir hamle olarak ortaya çıkmaktadır.
Agile, bir zihniyet yapısı değişimidir. Bu bakış açısını benimsemek ve Agile prensipleri hayata geçirmek, zihniyet değişimi ve davranış değişikliği ile gerçekleşir.
Yıkıcı inovasyonların birbiri ardına çıktığı günümüz rekabet ortamında, hızlı olmak da yetmiyor. Değişen koşullar ve müşteri beklentileri düşünüldüğünde, esnek manevra kabiliyeti de hayatta kalmak için gerekli. Çevik çalışmanın olmazsa olmazları arasında hız ve esnekliğin yanında sadelikte bulunmaktadır. Yapılması şart olmayan işlerden ayıklama, arındırma… Gerekli olan damıtılmış öze odaklanma.
Çevik yaklaşımla değişen, teknoloji, kullanılan programlara ek olarak değerler, iş yapış biçimleri, davranışlar ve alışkanlıklardır. Yıllardır benimsenmiş düzendeki değişim, elbette bir takım zorlukları beraberinde getirir. Özellikle karmaşık bir psikolojik ve sosyolojik varlık olan insan tarafından, değişim kolay kabul edilmez, konfor alanınından çıkmak demek olan değişime direnç olur. Sistemlerin, kurumların ve takımların içindeki insanların içinde olan “bu direncin doğru yönetilmesi”, dönüşümde başarının sırrı olarak söylenebilir. Başarılı bir çevik dönüşüm, insanı odağa koyarak yapılabilir.
Çevik Kültüre Geçmek
Organizasyonel davranışlarda Craig Larman’ın kuralları olarak bilinen, kültürün yapıyı takip etmesi nedeniyle organizasyonel yapının tasarımı çok önemlidir. Büyük ölçekli kurumlarda kültürü değiştirmek istiyorsanız, değişime organizasyonel yapıdan başlamalısınız. Scrum’da tanımlanan yapı ve yeni roller, başlamak ve kültürü hızlı etkilemek için idealdir. Scrum’ın Odaklılık, Açıklık, Cesaret, Adanmışlık, Saygı değerlerinin takımda geliştirilmesi önemlidir.
Organizasyonların içinde farklı kültürlerden gelen farklı gelenek ve bakış açılarına sahip her bireyin dirençleri farklıdır. Duygusal bir varlık olan insanın kendi içinde bile bir günü diğerini tutmadığından, sistem içindeki en kompleks unsur olarak İnsan’ı odağa koymalıyız.
Kültür, çalışanların davranışları ile değişir. Çalışan davranışlarını değiştirmek için öncelikle direnci yönetmek gerekir.
İlk yapılacak şey değişim ihtiyacının ve gerekliliğinin, çalışanlara doğru anlatılması olmalıdır. Çalışanlar değişim ihtiyacını anlamazsa, karşılaşacağınız direnç yenileşmeye vereceğiniz enerjinizi harcayabilir. İnsanların değişime direnç göstermelerinin çeşitli nedenleri olabilir. Bilinmeyenden korkma, yetkinlik eksikliği, güvensizlik hissetme, geçici heves görme, kendisini dâhil hissetmeme (Danışılmama), zayıf iletişim, eski yapış yöntemlerine kolay ulaşım, rutinlerin değişmesi, sürekli değişimden tükenmişlik, değişimin kendisine zararı olacağını düşünme, sarf edeceği efora değmeyeceğini düşündüğü fayda veya ödüllendirme durumlarında insanlar, değişime direnç gösterirler. Bu konuda proaktif olmak, direnç ortaya çıkmadan, değişim yol haritasına önleyici çalışmalar koyulmalıdır.
Çevik Takımlar ve Çevik Liderlik Yetkinlikleri
Takımları oluşturan bireyler, kendi kendini motive etme, birbirini örgütleme, müşteri ile beraber çalışma, değişime açık olma, deneyimleyerek öğrenme, sonuçlara ve değer yaratmaya odaklanma, büyük resmi görerek katkısının farkına varma ve başarının parçası olma ile organizasyonu çevikleştirirler.
Hizmetkar lider ve otonom takımlar için Patrick Lencioni’nin Akıllı Takım Oluşturma Modeli’ni esas alarak; güvenli, adanmış, pozitif çatışan, sorumluluk alan ve sonuç odaklı Scrum takımları oluşturulması ve takım olma süreçlerinin hızlandırarak motive ve konsantre olmuş bireylerden oluşan, iş birlikteliğine açık, pozitif ve hiper üretkenliğe ulaşma sağlanmalıdır.
Takım kültürünü dönüştürerek, rolden role iletişim ve ilişki kurmaktan, insan insana ilişki kurmayı öğreterek takım kültürü, benden bize dönüştürülmelidir.
Özyönetim ve öz sorumluluğu yüksek bireylerden oluşan çevik takım, emir-komuta yerine koç vari bir tarz ile önlerindeki engellerin kaldırılmasına yönelik, kolaylaştırıcı hizmetkâr liderlik anlayışını benimser.
Organizasyonel Çeviklik: Çevikliği Ölçeklendir
Geçmişte kurumlar karşılaştıkları problemleri çözmek için yeni roller, yeni süreçler, yeni programlar eklediler. Bu da organizasyonları daha karmaşık hale getirdi. Günümüzde ise değişime hızlı cevap verme gerekliliği, kurumsal şirketleri start-up çevikliğine dönüştürmeye zorluyor. Organizasyonlar çevik yaklaşımı ölçeklendirerek, güç odaklı hiyerarşi yapılarından takım ve iş birlikteliği tabanlı, insan odaklı bir yapıya geçiyorlar.
Öngörülmezliğin ve değişimin böylesine yüksek olduğu bir ortamda klasik yönetim yaklaşımları artık başarıya götürmüyor. Günümüz dünyasının problemleri artık kompleks veya kaotik olarak karşımıza çıkıyor. Prof.Dr. Edward Don Beck’in Sarmal Dinamikler teorisindeki yetki yapısından, bütünsel bir organizma halinde çalışan organizasyona geçmek, deneysel yani sentez odaklı güç ve karar mekanizmasının tabana yayıldığı, iletişim ağlarının güçlü olduğu, kendini yöneten bir yapı ile mümkündür. Çevik Çalışma Yaklaşımı, bilinmezliğin yüksek olduğu durumlarda daha iyi sonuçlar veren “deneysel bir yaklaşım” sunmaktadır. Bu amprik yaklaşım, kompleks sistemlerde süreçlerin deneysel olarak kontrol edilmesine olanak sağlamaktadır.
Klasik yönetim anlayışında, hiyerarşik düzene göre Rol’den Rol’e (Ünvan’dan Ünvan’a) iletişilir, İnsan’dan İnsan’a iletişmeye geçiş daha sağlıklı bir iletişimi ortaya çıkartır.
Çevik Çalışma Yaklaşımı, emir-komuta yönetim şekline radikal bir alternatiftir. Çevik yaklaşım prensipleri, hiyerarşik organizasyonel yapıların holokratik düzene geçmesine altlık sunar.
Doğada değişim, her hücreden ve her birinden gelen kendi kendini organize eden bir dürtü içinde olur. Organizmada, emir vermek veya kolları çekmek için merkezi komuta ve kontrole gerek yoktur. Gerekli olan hedef, bütünlük ve özyönetimdir. Bu metafordan yola çıkarak, çevik çalışmayı ölçeklendirme ile bir takımdan, takımların etkin etkileşimi ile çalışan koca bir organizasyona ulaşmak mümkündür.
Organizasyonları yeniden keşfeden bu yaklaşımla, güven ortamının oluşturulduğunda bu sorumluluğu da arttırır, karar mekanizmasının tabana yayıldığı bir yönetime geçerek çeviklik de sağlanabilir. Gücün dağıtıldığı bu tip organizasyonlarda, çalışanlar kendilerini daha meşgul, daha güçlü ve daha sağlıklı versiyonlarına dönüşme özgürlüğüne sahip olurlar. Bu da organizasyon için hiper üretken, kendi motivasyonu ve adanmışlığı yüksek, şirkete bağlı çalışanlar demektir.
Tıpkı Scrum takımları kurup, süreci uygulamakla çevikleşilmediği gibi, birden fazla Scrum takımı kurulduğunda da ölçeklendirilmiş olup organizasyonel çeviklik kazanılmaz.
Bilmek, yapmak, yapabilmek ve olmak bir yolculuktur. Alınan eğitim ve araştırmalarla “Bilme” safhasına geçilir. Yeni yapıya geçip Scrum uygulamaya başlanıldığında, “Yapma” safhasına ulaşılır. Düzenli olarak uygulamayı deneyimleyerek ve tecrübelerinizle sürekli geliştirerek devam ettiğinizde, “Yapabilmek” seviyesine adım adım yaklaşırsınız. “Olmak” ise bir eylem değil, enerjidir yayılan, içselleştirilmiş bilgelik halidir.
Agile bir zihniyet yapısıdır ve çevik yapılmaz, çevik olunur. Köklü bir kültür dönüşümü gereklidir. En önemli unsur olan insanın, alışkanlık ve değerlerinin değişimini, kurgulanan yeni ağın etkin iletişimini sağlamaktır.
Organizasyonel Çeviklik İçin Mini Yol Haritası
- Bu yola baş koy (Hedefi belirle, amacını anlat )
- Yüklerini bırak (Sadeleş) ve aciliyet hissi yarat
- Fili parçalayıp, küçük lokma yemeye çalış (Tek takım başla)
- Yeni yapıyı hayata geçir (Scrum çerçevesini-rollerini uygula)
- Dene-Yanıl-Öğren-Yenilen (Amprik yaklaşıp, yaptığından öğren)
- Döngüsel olarak geliş (Sürekli adapte ol)
- İnsana odaklan (Değişime direnci yönet, özyönetimi geliştir)
- Takım yap (İletişimi derinleştir ve etkinleştir)
- Ölçeklendir (Organizasyonun bütününe yay)
- Kültürü çevikleştir (Zihniyet, değerler, davranışlar ve alışkanlıklar dönüşümü üzerinde çalış)
Kaynaklar
1- Reinventing Organisations – Frederic Laloux
2- Radical Management – Steve Denning
3- Larman’s Laws of Organizational Behavior – Craig Larman
4- Spiral Dynamics:Mastering Value, Leadership and Change – Ph.D. Don Edward Beck, Christopher C. Cowan
5- Scrum : The Art of Doing Twicw the Work in half the time – Jeff Sutherland
6- The Five Dysfunctions of a Team – Patrick Lencioni