Yalın Altı Sigma, iş performansını iyileştirmek için kullanılan, müşteri ve finansal getiri odaklı bir disiplindir. İnternette bir arama yaptığınızda birçok teknik tanımını bulabilirsiniz fakat biz daha çok bakış açısına ve işe nasıl bir fayda sağladığına odaklanmayı tercih ediyoruz. Teknik tanımlar çok fazla kalıplaşmış bir yapıyı ve üretimi çağrıştırıyor ki bu aslında metodolojinin bir hatası değil, daha çok yapılan yanlış uygulamaların bir sonucu. Bir sürekli iyileştirme metodolojisi olan Yalın Altı Sigma’nın kendisinin de sürekli iyileştirilmesi ve sektöre, şirkete göre uyarlanması gözden kaçırıldığında, çoğu zaman istenen sonuçlar elde edilemiyor.

Yalın Altı Sigma içinde birden fazla metodoloji barındırıyor. Bu metodolojilerin adımları da proje yönetim adımlarına sıkı benzerlik gösteriyor. Örneğin:

Yeni süreç tasarlamak için DMEDI (Define, Measure, Explore, Develop, Implement)

Süreç iyileştirmek için DMAIC (Define, Measure,Analysis, Improve, Control)

Tabii bu bir tesadüf değil. Çünkü Yalın Altı Sigma’nın hem yayılımı hem de uygulaması projeler ile mümkün oluyor. Bir şirkette tipik bir Yalın Altı Sigma yayılımı, kendi içinde fazları ve projeleri olan 2-3 yıllık bir program. Bu programın içinde de 2-6 aylık onlarca DMAIC, DMEDI, WorkOut, Kaizen projesi yer alıyor.

Binlerce firma tarafından kullanılan bir metodolojinin faydasız olması çok da mümkün değil. Daha iyi bir seçenek de yok ancak doğru uyarlamalar yapılmadan her şirket için uygun da olamaz. Hiç bir zaman ihtiyaç duyulmayacak teknikleri öğretmek, veri analizini doğru ölçüde kullanamamak, sonuçta “Bu metodoloji bizim için uygun değil” yorumları ile karşılaşılmasından başka bir amaca hizmet etmeyecektir veya çalışanların projelere zaman ayırmasında sorun olacağı baştan görülüyor olmasına rağmen, hiçbir önlem almadan yoğun ve odaklanmış zaman harcamayı gerektireceği bilinen bir yaygınlaştırma planlamak, sonunda yine ya metodolojilerden soğumaya ya da aylarca süren ve bir türlü tamamlanamayan projelere sebep olacaktır.

“Ne ve Nasıl” sorularının cevaplarına bakar ve bunu da sektör ve şirket için doğru konumlandırabilirsek, Yalın Altı Sigma’yı çok daha iyi anlayabiliriz.

Şirketler için ciro, kar, karlılık, maliyetler ile ilgili göstergeler çok önemlidir ve dikkatle de takip edilirler. Fakat şirket seçmek üzere olan bir müşteri tarafından baktığımızda ise durum bambaşkadır. Müşteri için hizmet, hız, güvenilirlik, şirket imajı, ihtiyaca uygunluk, ödeme koşulları gibi kriterler önemlidir. İki taraf için kritik konular birbirinden tamamen farklı gibi görünse de müşteri için önemli olan seçim kriterlerinin, şirket için önemli olan göstergeler üzerinde direkt etkisi olduğunu biliyoruz. Üstelik şirketin öncelikle takip etmek istediği göstergeler “artçı” göstergeler, yani hep geçmiş dönem performansını gösteren ve direkt üzerlerinde değişiklik yapılamayan, bir sonuca işaret eden göstergelerdir. Fakat müşteri için öncelikli olan, ileriki dönem sonuçlarını belirleyen, iyileştirilebilir ve kontrol edilebilir olan “öncü” göstergelerdir. Örnekleri aşağı doğru çoğaltmak mümkündür. Mesela satışlar için müşteri sadakati, müşteri sadakati için hizmet süresi, hizmet süresi için süreç çevrim yeterliliği, süreç çevrim yeterliliği için katma değersiz faaliyetler, beklemeler, evrak yönetimi vs.

Yalın Altı Sigma’nın iki temel amacı vardır. Bunlardan ilki, şirket için kritik sonuç göstergelerini etkileyen faktörlerin süreçler seviyesinde bulunması ve iyileştirilmesidir. Belki bunun kadar önemli ikinci amaç ise, verimliliği artırmaktır. Dolayısıyla Yalın Altı Sigma’nın temel amacı, müşteri beklentilerini doğru belirlemek ve beklentileri en karlı şekilde karşılayacak iyileştirilmeler yapmak olarak tanımlanabilir. Yalın Altı Sigma’da müşteri memnuniyeti ve finansal getiri her zaman dengelenir. Amacı bu şekilde ortaya koyduğunuzda bu her sektör için her dönemde geçerli bir amaç olacaktır.

Öte yandan hizmet sektörü veya destek süreçlerde, Yalın Altı Sigma yaygınlaştırma esnasında en sık yapılan hatalardan biri, eğitim içeriğinin, örneklerin, bakış açısının hizmet sektörüne özel düşünülmemesi ve standart eğitimler verilmesidir. Hâlbuki üretim ile hizmet sektörü ve bu süreçlerde çalışan kişilerin bakış açıları, deneyimleri ve ihtiyaçları çok farklıdır.

Daha detayda bakmak istersek de çeşitli metotlarla proje belirleme, tanımlı kriterlere göre önceliklendirme, eğitimlerin projelerle paralel yürütülmesi ve katılımcılar öğrendiklerini projelerinde uygulamaları, süreç ve veri analizi için gereken tüm araçları içermesi, veri analizi için istatistiksel teknikler, finansal getiri hesabı, projelerin ötesinde iş yapış şeklini değiştirmesi, süreçleri yalınlaştırma, müşteri odaklılık gibi birçok özellikten bahsetmek mümkündür.

Müşteri odaklılık diğer metodolojilerden farklı olarak araçlara somut ve ölçülebilir olarak entegre edilmiştir ki rekabetin artmasıyla bu daha da önemli bir özellik haline gelmiştir. Müşteriler hiçbir zaman şirketlerin performans ortalamalarını bilmezler, her bir müşteri kendisine denk gelen performans ya da sorundan etkilenir. Yani şirketin bir hizmeti ortalama 3 günde vermesinin, değişkenlik sebebiyle bu hizmeti 7 günde alan müşterilere bir faydası yoktur. Bu sebeple Yalın Altı Sigma ortalamalarla yetinmez ve değişkenliği azaltarak, müşteri memnuniyetini artırır.

Yalın teknikleri süreçleri hızlandırır. Çoğu süreç yalın değildir. Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse talep karşılama süresi 3 gün olan bir şirketin çalışanları, başka hiçbir iş yapmadan, hiçbir bekleme yaratmadan sadece bir müşterinin talebinin karşılanmasına odaklanıyor olsalardı, belki de bu talebi bir saat içinde karşılayabilirlerdi. Üç gün ile bir saat arasındaki süre potansiyel iyileştirme alanıdır. Toplam sürenin %10’u katma değerli, %90 bekleme ise süreyi kısaltmak için beklemelerden başlamak çok daha anlamlıdır.

Doğru uyarlandığında, bu özellikler Yalın Altı Sigma’nın tüm sektörler için uygun olabilmesini sağlamaktadır.

Özellikle içinde bulunduğumuz dönemde hızlı sonuç alabilmek çok önemlidir. Hem şartlar, rekabet, müşteri beklentileri çok hızlı değişmekte hem de ekiplerin motivasyonu hızlı sonuç alma ile doğru orantılı olarak artmaktadır. Bu yüzden Yalın Altı Sigma araçları ile paralel kurgulanabilecek olan WorkOut gibi metodolojiler de ön plana çıkmaktadır.

WorkOut ile süreçlerin hızlı bir şekilde iyileştirilmesi için, çalışanların fikirlerinin belirli metodoloji ve tekniklerle bir araya getirilmesi, analiz edilmesi ve iyileştirme önerilerinin belirlenmesi hedeflenir. WorkOut projelere göre çok daha kısa sürede yaratıcı çözümler sunar. Metodoloji ve araçların seçiminde iyileştirme konularının seçimi de çok önemlidir. Yani hangi problem için proje bazlı Yalın Altı Sigma hangi problem için hızlı, workshop bazlı WorkOut uygulanacağının doğru tespit edilmesi gerekir.

Yalın Altı Sigma veya WorkOut gibi Sürekli İyileştirme Metodolojileri ile işe yakın insanlar, doğru tekniklerle desteklendikleri ve yönlendirildikleri zaman problemleri, kök sebeplerini, problemler ile nasıl başa çıkılacağını ve en iyi çözümleri bulabilirler. Doğru konuları, doğru sistematikle konuşan doğru insanları bir araya getirirseniz esas sorunlar su yüzüne çıkar, taraflar birbirlerini anlarlar ve işbirliği artar. Çalışanlar ve yöneticiler arasında açık, dürüst ve direkt iletişim teşvik edilir. Ayrıca uygulamayı, iyileştirmeleri önerenlerin ellerine bırakmak ve onları doğru şekilde desteklemek, izlemek sahiplenmeyi de artırır.

Erhan Yılmazel